Dans le cadre du cours de gestion de projet 2016-2017, la classe de M2 a pris en charge une mission de désherbage du fonds ancien de la bibliothèque de l’ENSAM (École Nationale Supérieure d’Arts et Métiers, site d’Angers), à la demande d’Emmanuelle Gilles, bibliothécaire.
Ci-dessus, un cours de mathématiques des Arts et Métiers d’Angers datant de 1906, entièrement rédigé à la main !
19 étudiants, à pied d’œuvre entre novembre 2016 et janvier 2017, sont chargés de ranger le grenier qui contient les documents que la bibliothèque n’a pas la place de conserver dans son espace principal. Le bâtiment devant être détruit au printemps 2017, il faudra déménager le fonds dans un autre local, mais la direction de l’établissement souhaite n’en conserver qu’une partie. Afin de préparer ce déménagement, il faut préalablement faire du tri dans le grenier afin de se séparer de 2/3 du fonds ! Il s’agit de ranger les livres par thèmes, et par ordre chronologique, pour permettre une sélection ultérieure des documents qui seront jugés dignes d’être conservés.
La classe se répartit en binômes pour plus d’efficacité : chaque binôme se concentre sur une ou plusieurs étagère(s) thématique(s), et déjà plus ou moins triée(s) et insérées dans le plan de classement établi par E. Gilles. Encore faut-il savoir à quel thème se rattache chaque livre. Drôle de situation quand on se retrouve devant des mots scientifiques inconnus voire imprononçables ! Heureusement, E. Gilles a prévu une table des questions sur laquelle, il faut l’avouer, se sont entassés beaucoup de livres au fil des semaines… Mais finalement toutes les questions auront trouvé leur réponse.
Trois binômes se concentrent sur les périodiques. Chacun s’est occupé d’une étagère, d’abord en pointant les périodiques présents dans le fonds (sur la base d’une liste issue du SUDOC fournie par E. Gilles). On a ensuite cherché dans le SUDOC toutes les revues absentes de la fameuse liste, une recherche parfois assez complexe, notamment lorsque les titres ont changé ! Il a fallu enfin sélectionner les revues à conserver, celles à proposer à d’autres bibliothèques, et celles à désherber. Pour cela, on s’est appuyé sur le nombre de numéros possédés pour chaque périodique, la langue employée (les revues en langue étrangère sont désherbées), et le nombre de bibliothèques possédant le même périodique.
Les autres binômes, quant à eux, se sont occupés des armoires remplies de livres :
Dans un premier temps, le rôle des binômes est de reclasser les livres des étagères en sous-thématiques, puis de les classer par date (pour les livres non datés il faut rechercher une datation approximative en se fiant à la technique d’illustration, au style typographique…). Le travail des M2 bibliothèques est complété par celui de plusieurs élèves de l’école embauchés par la bibliothécaire pour des séances de tri et d’identification des contenus.
Il reviendra à E. Gilles de dresser les statistiques finales de volumétrie, dans des tableaux par thèmes et par tranches chronologiques (avant 1810, entre 1913 et 1945, etc.), et de convoquer les commissions d’experts (professeurs dans les différentes disciplines) qui prendront la décision finale de conservation.
Quelques étudiants parvenus au terme de leur classement ont commencé le catalogage de certaines séries : cette entreprise de longue haleine devra faire l’objet d’autres « chantiers » dans l’avenir.
En complément du travail de tri/classement, chaque binôme a dû produire un travail de valorisation du fonds ancien de l’ENSAM : il s’agissait d’étudier un ouvrage jugé particulièrement intéressant ou pittoresque pour en tirer un « Supplément d’AM« , destiné à alimenter la collection en ligne conçue par Emmanuelle Gilles.
Le projet ENSAM s’est révélé une expérience très enrichissante, en confrontant les étudiants à un aspect peu évoqué dans les manuels de bibliothéconomie, la gestion d’une situation d’urgence dans des conditions matérielles difficiles : ni le froid, ni la poussière, ni l’inconfort ne doivent freiner le bibliothécaire dans sa mission, qui consistait ici à concilier impératifs de gestion locale et conservation du patrimoine scientifique.